La conciliación privada es un Medio Adecuado de Solución de Controversias (MASC) regulado en los artículos 15 y 16 de la Ley Orgánica 1/2025 en el que un tercero neutral y colegiado —abogado, procurador o mediador inscrito— dirige la negociación entre acreedor y deudor y, a diferencia del mediador, puede proponer directamente soluciones. Para una empresa que necesita cobrar una factura y cumplir el requisito de procedibilidad antes de demandar, es una de las vías más equilibradas: aporta la autoridad de un tercero imparcial y deja un documento —acta o certificación— que acredita el intento ante el juzgado.
¿Qué es la conciliación privada?
La conciliación privada es un procedimiento voluntario en el que las partes acuden a un profesional neutral para que las ayude a resolver su conflicto sin acudir a los tribunales. Es una de las novedades de la LO 1/2025: hasta ahora la conciliación se sustanciaba casi siempre ante organismos públicos, y la reforma abre la puerta a que un conciliador privado colegiado dirija el proceso.
Su función es acercar posturas en situaciones de bloqueo. El conciliador no impone una decisión —no es un árbitro—, pero tampoco se limita a facilitar el diálogo: puede formular a las partes propuestas concretas de solución e invitarlas a que planteen las suyas. Ese papel activo es lo que la distingue de la mediación y lo que la hace especialmente útil cuando existe tensión pero también un margen real de acuerdo. Aplicada al cobro de deudas, permite abordar impagos en los que el deudor no niega la relación comercial pero discute importes, plazos o la calidad de lo entregado.
¿En qué se diferencia de la mediación?
La diferencia esencial está en el papel del tercero. El mediador facilita la comunicación entre las partes pero no propone soluciones: son ellas quienes deben construir el acuerdo. El conciliador privado, en cambio, conforme al artículo 16 de la LO 1/2025, puede formular directamente propuestas de solución, orientar sobre la materia y exhortar a las partes hacia el acuerdo.
Para el cobro de una deuda esto tiene una lectura práctica: cuando el deudor discute la deuda o hay un desacuerdo de fondo, un conciliador que puede sugerir una salida concreta —un aplazamiento, una quita razonable, un calendario— suele destrabar el asunto mejor que un mediador que solo modera. Cuando lo que se busca es preservar una relación comercial a largo plazo con diálogo abierto, la mediación puede encajar mejor; en un contexto de tensión o de posturas enrocadas, la conciliación tiende a ser más resolutiva.
¿Y en qué se diferencia de la conciliación pública o judicial?
La conciliación pública se celebra ante un funcionario o autoridad: el letrado de la Administración de Justicia, un notario, un registrador o un juez de paz, según la materia. Está sujeta a mayores formalidades y a marcos legales preestablecidos. La conciliación privada, por su parte, la dirige un profesional colegiado elegido por las partes, con más flexibilidad de agenda y de forma.
Ambas sirven para cumplir el requisito de procedibilidad, y en las dos el resultado se documenta para poder acreditarlo ante el juzgado. La elección entre una y otra depende del caso: la privada aporta agilidad y elección del profesional; la pública, un cauce más formal y, en algunos supuestos, un acceso más directo a la ejecución cuando hay avenencia. En reclamaciones comerciales, donde la rapidez y la elección de un profesional con conocimiento del sector cuentan, la conciliación privada suele ofrecer una relación coste-tiempo más favorable.
¿En qué reclamaciones es obligatorio intentar la conciliación y en cuáles no?
El requisito de procedibilidad se exige, con carácter general, en los procesos civiles y mercantiles declarativos. Es decir, para reclamar judicialmente una factura impagada por la vía habitual hay que acreditar antes el intento de un MASC, y esto incluye el procedimiento monitorio. Ahora bien, la LO 1/2025 recoge excepciones en las que ese intento previo no es necesario.
Entre los supuestos exentos que más interesan al cobro B2B están:
- El juicio cambiario, la vía específica para reclamar un pagaré, un cheque o una letra de cambio impagados. Si la deuda está instrumentada en uno de estos títulos, puede reclamarse sin intentar previamente un MASC.
- Las demandas ejecutivas, dirigidas a exigir el cumplimiento de una sentencia o de un título que ya lleva aparejada ejecución.
- Las medidas cautelares previas a la demanda, por su carácter urgente, y las diligencias preliminares.
La consecuencia práctica es estratégica: cómo esté documentada la deuda condiciona la vía. Una factura ordinaria obliga a intentar el MASC antes del monitorio; un pagaré impagado, en cambio, abre directamente la vía cambiaria. Distinguir qué tipo de procedimiento corresponde a cada deuda es parte de una buena estrategia de cobro.
¿Cómo funciona el procedimiento de conciliación privada paso a paso?
El artículo 15 de la LO 1/2025 regula el inicio y la comunicación con el conciliador, y el artículo 16, sus funciones. En la práctica, el proceso sigue estas fases:
- Solicitud. Una de las partes —o ambas de común acuerdo— acude al conciliador privado identificando con claridad el objeto de la controversia y aportando la documentación pertinente y los datos de contacto.
- Aceptación y sesión inicial. El conciliador acepta el encargo de forma documentada y celebra una sesión informativa sobre su imparcialidad, su formación, el coste, la organización del procedimiento y las consecuencias jurídicas de un eventual acuerdo.
- Acta de inicio. Se documenta un acta firmada por todas las partes que delimita el objeto de la controversia, los honorarios y si las partes comparecen por sí mismas o asistidas de letrado.
- Sesiones. El conciliador preside y dirige las reuniones, conjuntas o individuales, presenciales o telemáticas, dando la palabra de forma ordenada y equitativa y formulando, si procede, propuestas de solución.
- Cierre. Si hay acuerdo total o parcial, se levanta un acta final con la propuesta acordada, firmada por el conciliador, las partes y sus abogados. Si no hay acuerdo, el conciliador emite una certificación acreditativa de que se intentó sin efecto.
¿Qué contienen el acta de inicio y el acta final?
Las actas son el elemento probatorio de todo el procedimiento, y su contenido no es libre. El acta de inicio, firmada por todas las partes, debe delimitar con precisión el objeto de la controversia, fijar los honorarios del conciliador y dejar constancia de si las partes comparecen por sí mismas o asistidas de letrado o representante legal. Ese objeto es clave: debe coincidir con lo que luego se reclame en la demanda, o el intento podría no darse por válido.
El acta final recoge el resultado. Si se alcanza un acuerdo total o parcial, refleja la propuesta acordada y la firman el conciliador, las partes y, si intervienen, sus abogados. Si no hay acuerdo —o si el deudor no comparece—, en lugar de acta final el conciliador expide una certificación acreditativa de que la conciliación se intentó sin efecto. Uno u otro documento es el que se acompañará a la demanda para acreditar el requisito de procedibilidad.
¿Quién puede actuar como conciliador privado?
El conciliador privado es un tercero neutral e independiente con un perfil profesional de colegiación obligatoria: típicamente un abogado, un procurador o un mediador inscrito en el registro correspondiente. La ley le exige aceptar de forma expresa y documentada una gestión leal, neutral, objetiva e imparcial, y responde del ejercicio inadecuado de su función.
Esa condición de profesional colegiado y ajeno al conflicto es la que da valor al documento que emite: cuando certifica que la conciliación se intentó, esa certificación tiene el peso de un tercero cualificado, no el de una simple comunicación entre las partes. Por eso la elección del conciliador no es indiferente: un profesional con conocimiento de la materia mercantil aporta criterio para proponer soluciones realistas en un conflicto de deuda comercial.
¿Cómo acredita el requisito de procedibilidad?
La conciliación privada acredita el requisito de procedibilidad mediante el documento que emite el conciliador. Si hubo acuerdo, el acta final; si no lo hubo, la certificación de que la conciliación se intentó sin efecto. Ese documento se acompaña al escrito de demanda y basta para tener por cumplido el trámite previo que exige la ley.
Todo el proceso está amparado por el deber de confidencialidad del artículo 9 de la LO 1/2025: lo tratado en las sesiones y los documentos aportados no pueden usarse como prueba en un juicio posterior, con la única excepción del acta imprescindible para acreditar que se cumplió el requisito. Puedes consultar la información oficial sobre los MASC en el portal de la Administración de Justicia. Esta protección permite al acreedor negociar con margen —incluso ofrecer una rebaja— sin temor a que esa concesión se vuelva en su contra si el asunto acaba en los tribunales.
Un valor añadido cuando sí hay acuerdo: el pacto alcanzado puede elevarse a escritura pública ante notario, lo que le da fuerza ejecutiva. Si el deudor incumple después lo acordado, el acreedor puede acudir directamente a la ejecución sin necesidad de un nuevo pleito declarativo, lo que ahorra tiempo frente a la incertidumbre de un procedimiento monitorio.
¿Qué ocurre si el deudor no comparece?
La conciliación es voluntaria, pero su falta de resultado no bloquea al acreedor. Si la parte requerida no comparece sin causa justificada, se entiende que rechaza el MASC y el conciliador expide la certificación correspondiente conforme al artículo 16 de la LO 1/2025. Con esa certificación, el intento se da por realizado y la vía judicial queda abierta.
Dicho de otro modo: el deudor no puede paralizar indefinidamente la reclamación negándose a participar. Su incomparecencia se documenta y se convierte, precisamente, en la prueba de que el acreedor cumplió con el trámite previo. Además, esa negativa injustificada a negociar puede tener consecuencias en materia de costas si el asunto se judicializa y se aprecia mala fe.
¿La conciliación privada interrumpe la prescripción de la deuda?
Sí. El artículo 7 de la LO 1/2025 establece que, cuando interviene una persona conciliadora, la solicitud de inicio de la conciliación interrumpe la prescripción o suspende la caducidad de la acción desde la fecha en que consta la recepción de esa solicitud por el conciliador. Como las deudas por facturas impagadas prescriben, con carácter general, a los cinco años según el artículo 1964.2 del Código Civil, iniciar una conciliación es una forma válida de reabrir el plazo cuando la deuda se acerca a ese límite.
El efecto es doblemente útil en el cobro comercial: protege el derecho a reclamar en deudas antiguas y, al mismo tiempo, transmite al deudor que el acreedor actúa en serio y de forma trazable, lo que a menudo acelera el pago.
¿Cuánto dura y cuánto cuesta una conciliación privada?
La ley fija un límite temporal: salvo que las partes acuerden lo contrario, los MASC no pueden prolongarse más de tres meses, conforme al artículo 10.4 de la LO 1/2025. Ese techo aporta previsibilidad: si el proceso no fructifica, el acreedor sabe que no quedará atrapado y podrá pasar a la vía judicial dentro de un horizonte acotado.
En cuanto al coste, el conciliador privado percibe honorarios por su intervención, que se fijan y se hacen constar en el acta de inicio. Es un gasto que conviene valorar frente a la alternativa: en deudas con controversia real de fondo, resolver mediante conciliación suele ser más rápido y más barato que un pleito, y evita el desgaste de la relación comercial. La clave está en reservar la conciliación para los casos en los que aporta valor, y no aplicarla de forma indiscriminada a cualquier impago.
¿Qué errores pueden invalidar una conciliación privada?
Como en cualquier MASC, los defectos formales pueden hacer que el juzgado no dé por cumplido el requisito de procedibilidad y, meses después, inadmita la demanda. Los más habituales son evitables:
- Definir mal el objeto en el acta de inicio. Si la controversia delimitada no coincide con lo que luego se reclama en la demanda, el intento puede considerarse insuficiente.
- No documentar la incomparecencia o el desacuerdo. Sin la certificación del conciliador, no hay prueba de que la conciliación se intentó.
- Acudir a un conciliador sin el perfil exigido. Debe ser un profesional colegiado que acepte el encargo de forma documentada; de lo contrario, el documento pierde valor.
- Confundir el objeto de la negociación con el del litigio. La identidad entre ambos es un requisito que los juzgados vienen revisando con rigor.
Por eso conviene que el intento de conciliación se prepare con el mismo cuidado que una demanda: bien delimitado, bien documentado y ejecutado por profesionales que conozcan las exigencias formales de la ley.
Ejemplo práctico: conciliación en una factura B2B discutida
Una empresa de servicios reclama 12.000 euros a un cliente que se niega a pagar alegando que parte del trabajo no se ajustó a lo pactado. No es un impago por silencio: hay una controversia real sobre la ejecución del contrato. En este escenario, una reclamación unilateral tiene poco recorrido, porque el deudor tiene un argumento de fondo.
El acreedor propone una conciliación privada ante un profesional colegiado. En el acta de inicio se delimita el objeto —la factura y el alcance del servicio discutido— y se fijan los honorarios. En las sesiones, el conciliador escucha a ambas partes y propone una salida: el pago de 10.000 euros en dos plazos, cerrando la controversia. Si el cliente acepta, se levanta el acta final, que puede elevarse a escritura pública para garantizar el cobro; si incumple, el acreedor va directo a ejecución. Si el cliente rechaza o no comparece, la certificación de intento sin efecto acredita el requisito y la empresa puede demandar con los deberes hechos.
¿Cuándo conviene la conciliación privada para reclamar una deuda B2B?
La conciliación privada encaja especialmente cuando el impago no es un simple silencio, sino que hay una controversia de fondo: el deudor discute la calidad de lo entregado, cuestiona parte de la factura o alega incumplimientos. En esos casos, una deuda bien documentada puesta sobre la mesa ante un tercero que puede proponer una salida tiene más recorrido que una reclamación unilateral.
Cuando el impago es claro y el deudor simplemente no paga ni responde, otros MASC más ágiles y unilaterales pueden ser preferibles. La elección del medio adecuado forma parte de la estrategia de cobro, y conviene decidirla caso a caso dentro de una gestión que integre el cumplimiento del MASC desde el primer momento.
Cómo integra Grupo Intercobros la conciliación en la gestión de cobro
En Grupo Intercobros trabajamos siempre primero la vía extrajudicial. Antes de plantear una conciliación, cualificamos el expediente y agotamos el contacto profesional con el deudor; muchos impagos se resuelven en esa fase. Cuando el caso presenta una controversia de fondo que aconseja la intervención de un tercero, valoramos la conciliación como parte de una estrategia ordenada, de modo que, si el asunto acaba escalando, el requisito de procedibilidad esté acreditado y la demanda no se exponga a una inadmisión.
Cada cliente cuenta con un gestor de cuenta cliente asignado, un interlocutor único y estable que coordina todo el expediente y, en las cuentas grandes, organiza las reuniones de seguimiento. Y allí donde esté el deudor —en España, Francia, Portugal o Italia—, la reclamación la ejecutan gestores de cobros resolutivos que conocen el idioma, la cultura de pago y el procedimiento local.
El modelo es sencillo: sin coste inicial, con honorarios exclusivamente al éxito —solo cobramos sobre lo que efectivamente se recupera— y valorados caso a caso según el país del deudor y las características de la cartera. Si tu empresa tiene facturas vencidas y se plantea reclamar, solicita tu análisis de cartera gratuito y estudiamos tu caso sin compromiso.
Este artículo forma parte de nuestra guía sobre el MASC en la reclamación de deudas y de nuestra guía práctica sobre qué hacer cuando un cliente no paga una factura.
