En este artículo, vamos a ver ejemplos de cartas que podemos enviarles a nuestros clientes morosos para cobrar aquello que nos deben. Cabe recordar que siempre que sea posible, es conveniente dejarlo todo por escrito.
Concretamente hemos redactado 3 modelos de cartas dirigidas a deudores que os pueden ayudar a la hora de escribir vuestros emails de manera correcta y eficaz.
Todas ellas están escritas en un tono cordial y respetuoso ya que en Grupo Intercobros consideramos importante que se mantenga un grado de respeto constante entre ambas partes durante todo el proceso, para que ninguna de ellas pueda negarse a colaborar por el trato recibido.
Así pues, el primer email sería un primer contacto con el cliente moroso. Esta empresa hace un mes que tendría que haber pagado, pero no lo ha hecho. Por ese motivo, en este correo le mencionamos que no hemos recibido el pago, le adjuntamos la factura por si se le hubiera olvidado y no ha sido por un problema de liquidez y le invitamos a que nos hable de la situación de su empresa por si pudiéramos ofrecerles alternativas al pago completo, es decir, tal vez no han pagado porque no pueden hacer frente a todo el monto, entonces una alternativa que podríamos plantearnos sería darles la oportunidad de que nos pagaran a plazos, para así poder recibir finalmente el pago y que ellos no se vieran tan ahogados.
Muchas veces nos encontraremos ante situaciones que no nos parecerán del todo justas, nosotros les dimos los productos de una vez y ellos deberían pagarnos de la misma manera, pero la realidad es que los negocios pueden tener momentos difíciles y es más inteligente llegar a una solución como la presentada en el párrafo anterior que exigir los términos acordados del principio y acabar con las manos vacías.
El segundo email se enviaría una vez ya hemos intentado ponernos, en repetidas ocasiones, en contacto con el moroso pero este sigue sin dar señales de vida. Aquí necesitamos dejar constancia por escrito de que no es la primera vez que intentamos hablar con la compañía deudora, pero esta se niega a dar una respuesta. También es interesante dejar constancia de cuándo venció el plazo y de nuestro interés por llegar a una solución.
El último modelo lo usaríamos cuando decidiéramos externalizar la gestión de cobros, por no haber llegado a ningún acuerdo tramitándolo nosotros. Lo ideal sería no tener que llegar hasta el límite para decidir pedir ayuda a profesionales, pero es comprensible querer intentar solucionarlo uno mismo antes de buscar a un tercero.
Carta para clientes morosos
Modelo 1:
Estimado cliente:
Mi nombre es Patricia y me pongo en contacto con usted desde el departamento de cobros de la empresa Emperador S.L. El motivo de este email es recordarle que el 2 de enero venció el pago de una de las facturas que le emitimos y todavía no hemos recibido el cobro. Se la adjunto a este correo para que pueda comprobarlo.
Me gustaría mencionarle que si el pago no se ha efectuado por algún motivo económico, nos encantaría poder conocer la situación de su empresa por si pudiéramos brindar alternativas de pago.
Quedo a la espera de conocer su respuesta.
Un saludo,
Patricia.
Modelo 2:
Buenos días, Carlos:
Le escribo nuevamente con el fin de poder contactar con usted y tratar un tema que concierne a tu empresa.
El 19 de junio venció el plazo de pago de la última factura que le emitimos y todavía no hemos recibido el pago.
Hemos intentado reiteradamente ponernos en contacto con usted, pero no ha sido posible. Por ese motivo, le escribo para pedirle que intente comunicarse lo antes posible con nosotros para que podamos abordar la situación e intentar solucionar el problema del cobro lo antes posible.
Nuestra intención es poder conocer su situación y poder exponerle la nuestra para que ambas partes podamos entender mejor dónde nos encontramos y podamos encontrar una solución que sea conveniente para los dos.
Por ese motivo, le ruego que se ponga en contacto con nosotros, ya sea respondiendo a este email o llamado al siguiente número de teléfono xxxxxxxx.
Un saludo,
Pedro.
Modelo 3:
Buenas tardes, Belén:
Le escribo para comunicarle la decisión de nuestra empresa de externalizar el proceso de cobro de las facturas que todavía no nos han abonado, con el fin de poder agilizar el proceso.
A partir de ahora, será la empresa Grupo Intercobros la que se encargará de hablar con vosotros.
En caso de tener alguna pregunta, pónganse en contacto con dicha compañía y ellos les solventarán cualquier duda que pueda surgir.
Nuestro deseo es poder cobrar el impago lo antes posible y sin ocasionarles molestias y esperamos poder conseguirlo delegando esta tarea en profesionales del sector.
Un saludo,
María.
