Cómo funciona la gestión de cobros en Grupo Intercobros se resume en cinco fases: análisis del expediente, requerimiento al deudor, negociación, seguimiento del acuerdo hasta el cobro y, solo si procede, reclamación judicial. Durante todo el recorrido, el cliente ve cada gestión en su Área Cliente y cuenta con un gestor de cuenta cliente asignado.
Esta guía explica qué ocurre con una factura impagada desde el momento en que su empresa nos la entrega. No es una descripción teórica: es el método que aplica nuestro equipo de gestores de cobros y nuestro departamento jurídico propio en expedientes B2B en España, Portugal, Francia e Italia.
Cómo funciona la gestión de cobros: las 5 fases de un expediente
Cada expediente sigue siempre el mismo orden. La vía extrajudicial va primero; la judicial es el último recurso.
- Alta y análisis del expediente: revisamos la deuda, la documentación y la situación real del deudor.
- Primer contacto y requerimiento formal: el deudor recibe una reclamación profesional, por teléfono y por escrito.
- Negociación y acuerdo de pago: buscamos un pago total o un calendario de pagos que el deudor pueda cumplir.
- Seguimiento del acuerdo y cobro: controlamos cada vencimiento hasta que el dinero llega a su cuenta.
- Vía judicial, solo si procede: si el acuerdo no es posible, nuestro departamento jurídico valora la demanda y le presenta un presupuesto previo.
A continuación detallamos qué hacemos en cada fase, qué necesita aportar su empresa y qué puede consultar usted en cada momento.
Fase 1: alta y análisis del expediente
Todo empieza con un análisis gratuito de su cartera de impagados. Antes de reclamar, necesitamos saber qué se debe, por qué no se ha pagado y qué capacidad real tiene el deudor.
Qué documentación necesitamos
Con las facturas impagadas y los datos de contacto del deudor ya podemos empezar. Cuanta más documentación acompañe a la deuda, más sólida será la reclamación: albaranes firmados, pedidos, contrato, correos en los que el deudor reconoce la deuda. En nuestra guía sobre la documentación para reclamar una deuda tiene el detalle completo.
El alta se hace en línea. Usted carga las facturas y los datos del deudor en su Área Cliente y, desde ese momento, el expediente queda abierto y visible.
Cómo cualificamos al deudor
No todos los impagos son iguales. En esta fase distinguimos tres situaciones, porque cada una exige una estrategia distinta:
- El deudor que puede pagar y no quiere: necesita una reclamación firme y bien documentada.
- El deudor que quiere pagar y no puede hacerlo de una vez: necesita un acuerdo realista.
- El deudor que discute la deuda: hay que aclarar primero la incidencia comercial que alega.
Para ello comprobamos la situación de la empresa deudora: actividad, administradores, incidencias de pago y solvencia. Si quiere hacer usted mismo esa comprobación antes de vender a crédito, le será útil nuestra guía sobre el informe de solvencia de una empresa.
También revisamos la antigüedad de la deuda. Es el factor que más pesa: cuanto antes se reclama, más probable es el cobro. Por eso recomendamos no esperar meses a ver si el cliente paga por sí solo.
Fase 2: primer contacto y requerimiento formal
Una vez cualificado el expediente, el gestor de cobros asignado contacta con el deudor. El objetivo de esta fase es doble: que el deudor sepa que la deuda está en manos de profesionales y conocer su postura real.
Por qué canales reclamamos
Combinamos varios canales, según el perfil del deudor:
- Llamada telefónica a la persona con capacidad de decisión sobre los pagos, no solo a administración.
- Requerimiento escrito con el detalle de la deuda y un plazo para regularizarla.
- Comunicación certificada, que deja constancia fehaciente del envío, del contenido y de la fecha.
- Gestión presencial, cuando el caso lo requiere.
Cada contacto queda registrado en el expediente con su fecha y su resultado. Esto tiene un valor práctico: si más adelante hay que acudir al juzgado, la reclamación previa ya está documentada.
Cómo protegemos la relación con su cliente
Reclamamos en nombre de su empresa, y lo hacemos con firmeza y con respeto. Muchos deudores son clientes con los que usted querrá seguir trabajando cuando paguen. Una reclamación profesional despersonaliza el conflicto: el deudor deja de discutir con su comercial y pasa a tratar con un interlocutor especializado.
Fase 3: negociación y acuerdo de pago
La mayor parte de las deudas comerciales se resuelve en esta fase. Negociar no es rebajar la deuda: es conseguir un compromiso concreto, con fechas e importes.
Qué tipos de acuerdo buscamos
- Pago total inmediato, que es siempre la primera opción.
- Calendario de pagos, cuando el deudor no dispone de liquidez para pagar de una vez.
- Reconocimiento de deuda por escrito, que refuerza su posición e interrumpe la prescripción.
Cualquier propuesta que se aparte del pago total se consulta con usted. La decisión de aceptar un plazo o una condición es siempre de su empresa.
En la negociación también se plantean los intereses de demora a los que su empresa tiene derecho en operaciones comerciales. Son, además, una herramienta de negociación: el deudor entiende que retrasar el pago tiene un coste.
Fase 4: seguimiento del acuerdo y cobro
Un acuerdo solo vale si se cumple. Por eso el expediente no se cierra al firmarlo, sino al cobrar.
Cada compromiso de pago queda anotado con su fecha. El gestor comprueba el cumplimiento de cada vencimiento y, si el deudor falla un plazo, reacciona de inmediato. Un incumplimiento sin respuesta enseña al deudor que puede volver a retrasarse.
Cuando el pago se produce, usted lo ve reflejado en su Área Cliente. Los honorarios de la gestión extrajudicial son al éxito: solo se devengan sobre los importes efectivamente cobrados. Si no hay cobro, la gestión no tiene coste para su empresa.
Fase 5: vía judicial, solo si procede
Cuando la negociación se agota, no todos los expedientes deben ir al juzgado. La reclamación judicial tiene sentido si la deuda está bien documentada y el deudor tiene solvencia para responder de una sentencia. Demandar a una empresa sin bienes genera gastos y no cobros.
Esa valoración la hace nuestro departamento jurídico, que recibe el expediente con todo el historial de la fase extrajudicial. Usted recibe un presupuesto previo y decide si quiere seguir adelante. La vía judicial no se trabaja al éxito: se presupuesta antes de empezar, caso a caso.
Dos puntos que conviene conocer:
- La Ley Orgánica 1/2025 exige, con carácter general, haber intentado una solución negociada antes de demandar. En nuestra guía sobre MASC y reclamación de deudas explicamos cómo se acredita ese intento.
- Para deudas dinerarias documentadas, el cauce habitual es el procedimiento monitorio.
Si quiere comparar ambas vías antes de decidir, consulte nuestra guía sobre la vía extrajudicial o judicial y la dedicada a la reclamación judicial de deudas.
El Área Cliente: seguimiento de su gestión de cobros en tiempo real
Una de las quejas más habituales de quien externaliza sus impagados es no saber qué se está haciendo con ellos. En Grupo Intercobros ese problema se resuelve con el Área Cliente, un portal privado en el que su empresa consulta cada expediente cuando quiera.
Qué puede ver y hacer en el Área Cliente
- Dar de alta nuevos deudores y cargar las facturas impagadas.
- Consultar el estado de cada expediente en curso.
- Ver las gestiones realizadas con cada deudor, con su fecha.
- Conocer los compromisos y las previsiones de cobro.
- Comprobar los cobros realizados.
- Acceder a informes y a la facturación del servicio.
El acceso es por web y también desde la aplicación para iOS y Android, de modo que puede revisar su cartera desde el móvil.
Su gestor de cuenta cliente asignado
El Área Cliente no sustituye al trato personal. Cada cliente tiene un gestor de cuenta cliente asignado: un interlocutor único y estable, siempre la misma persona, que conoce su cartera y hace de enlace con el equipo de recobro. Resuelve sus dudas, le traslada las propuestas del deudor y, en cuentas con gran volumen de expedientes, coordina reuniones periódicas con su equipo.
Si quiere ver cómo es el alta paso a paso, lo explicamos en la página Cómo funciona.
Cuánto tarda en cobrarse una factura impagada
No hay un plazo único, y desconfíe de quien se lo prometa. La duración depende sobre todo de cuatro factores:
- La antigüedad de la deuda. Una factura reciente se cobra antes y con más probabilidad que una de hace un año.
- La solvencia del deudor. Quien tiene liquidez paga antes; quien no la tiene necesita un calendario.
- La calidad de la documentación. Una deuda bien documentada deja al deudor sin argumentos.
- La existencia de una incidencia comercial. Si el deudor discute la entrega o el servicio, primero hay que resolver esa discusión.
Como referencia de resultados: en nuestra cartera B2B en España, con deudas de entre 30 y 360 días de antigüedad, recuperamos por vía extrajudicial el 72 % de los expedientes. La cifra está calculada sobre el número de expedientes cobrados, no sobre el importe.
Cuánto cuesta la gestión de cobros
En la fase extrajudicial no hay coste inicial ni cuotas. Los honorarios son al éxito y se calculan sobre lo que efectivamente se cobra.
No trabajamos con un porcentaje único. Se valora caso por caso, según tres variables: la antigüedad de la deuda, el país del deudor y las características de los impagados. Por eso el primer paso es siempre el análisis gratuito de la cartera, que termina con una propuesta concreta para su caso.
La vía judicial se presupuesta aparte, antes de iniciarla, y solo se pone en marcha con su aprobación.
Cómo funciona la gestión de cobros cuando el deudor está en otro país
El método es el mismo, con una diferencia decisiva: la reclamación se hace en el idioma del deudor y conforme a los usos comerciales de su país. Un deudor que recibe una llamada en su idioma, de alguien que conoce su marco legal, entiende que la distancia ya no le protege.
Grupo Intercobros opera de forma directa en España, Portugal, Francia e Italia, con gestores de cobros resolutivos esté donde esté el deudor. Si la negociación no prospera, también presentamos demanda judicial contra deudores en Portugal, Francia e Italia.
Su empresa mantiene un único interlocutor y ve todos los expedientes, nacionales e internacionales, en la misma Área Cliente. Puede ampliar información en nuestras guías de cobro internacional, cobro de morosos en Portugal y recuperación de impagados en Francia.
Preguntas frecuentes sobre cómo funciona la gestión de cobros
¿Cómo funciona la gestión de cobros en Grupo Intercobros?
En cinco fases: análisis del expediente y del deudor, requerimiento formal, negociación de un acuerdo de pago, seguimiento del acuerdo hasta el cobro y, solo si procede, reclamación judicial con presupuesto previo. La vía extrajudicial va siempre primero.
¿Cuánto cuesta iniciar la gestión de cobros?
Nada. La fase extrajudicial no tiene coste inicial ni cuotas: los honorarios son al éxito y solo se devengan sobre los importes cobrados. El porcentaje se valora caso por caso según la antigüedad de la deuda, el país del deudor y las características de los impagados.
¿Cómo puedo seguir el estado de mis expedientes?
A través del Área Cliente, por web o desde la aplicación para iOS y Android. Allí consulta el estado de cada expediente, las gestiones realizadas, las previsiones de cobro y los cobros. Además, dispone de un gestor de cuenta cliente asignado como interlocutor único.
¿Cuánto tarda en cobrarse una factura impagada?
Depende de la antigüedad de la deuda, la solvencia del deudor, la documentación disponible y de si existe una incidencia comercial. Cuanto antes se inicia la reclamación, mayor es la probabilidad de cobro.
¿Cuándo se pasa a la vía judicial?
Cuando la negociación extrajudicial se ha agotado, la deuda está bien documentada y el deudor tiene solvencia para responder. Nuestro departamento jurídico propio valora el caso y el cliente recibe un presupuesto previo antes de decidir.
¿Gestionan deudas con deudores fuera de España?
Sí. Operamos de forma directa en España, Portugal, Francia e Italia, reclamando en el idioma del deudor. Si es necesario, también presentamos demanda judicial contra deudores en Portugal, Francia e Italia.
Solicite un análisis gratuito de su cartera de impagados
Si su empresa tiene facturas impagadas, el paso siguiente es sencillo. Analizamos su cartera gratis y sin compromiso, le decimos qué expedientes tienen recorrido y le asignamos un gestor de cuenta cliente. La gestión extrajudicial se realiza con honorarios al éxito: si no cobramos, usted no paga.
Puede contactarnos por teléfono en el 912 901 379, a través del formulario de contacto, por el chat de la web o por LinkedIn. Y si quiere una visión completa del cobro de facturas entre empresas, consulte nuestra guía de gestión de cobros en España.
