Una de las principales causas de pérdidas de ingresos mensuales en muchas empresas tiene que ver con la gestión de cobros. Algunas no llevan un correcto orden administrativo y financiero de este proceso, lo que permite retrasos en los pagos de muchos clientes en incluso puede ser la causa de que muchos de ellos incurran en la morosidad. Es por ello que contar con un sistema y metodología para esto es importante.
Existen diversos fallos que se pueden estar presentando en tu gestión de cobros, ocasionando una irregularidad en tus ingresos. Las principales son las de no tener un registro de los acuerdos y contratos con clientes, no existe accesibilidad al historial de pagos y deudas del mismo o simplemente no existe un orden para notificar al cliente de sus pagos pendientes y condiciones. Te damos algunos consejos para evitar retrasos.
Primera regla de la gestión de cobros: tener una visión completa de todos los temas financieros
Para llevar una correcta gestión de cobros, conocer la situación financiera de tu empresa es sumamente crucial. A través de ella podrás mantener un orden de pagos pendientes no solo con tus clientes, sino también con temas internos de la empresa. Es decir, pagos de nóminas seguros sociales, impuestos, préstamos, entre otros. Por supuesto, esto debe estar combinado con la gestión de pagos y cobros pendientes.
Incentiva a tus clientes a pagar más rápido
Si quieres que tu empresa pueda tener ingresos saludables y estabilidad, el periodo medio de cobro debe ser inferior al periodo medio de pagos de tus clientes. Es decir, estos deberían pagar más rápido de lo que tú les cobras. Evitar financiar el pago de sus facturas es clave para la gestión de cobros y acortar plazos. Para ello, puedes ofrecer incentivos como descuentos y regalos si pagan dentro de un periodo determinado.
Tutelaje de facturas: la solución que no puede fallar
Muchos clientes piensan que pueden salirse con la suya a la hora de ser morosos o aplazar el pago de sus deudas con las empresas. Esto es muy común si tus clientes están acostumbrados a pagar algunos días luego del plazo y sin presiones. Sin embargo, contar con un tutelaje de facturas les hará saber que llevas una gestión de cobros profesional y que te tomas muy en serio el tema de las deudas. ¡Verás como pagan más rápido!
Y no solo eso, sino que este tipo de servicios también toman cargo de la gestión de cobros por ti. Por lo tanto, ahorrarás mucho tiempo mientras alguien más se encarga de que todas las facturas de tus clientes estén al día, ordenadas y bajo correcta supervisión. Sin duda, esta es la solución que acorará los plazos de una manera significativa en tu compañía.
Plasmar de manera clara todas las condiciones y datos
Muchos clientes suelen retrasarse a la hora de pagar sus facturas debido a que encuentran problemas con respecto a los productos facturados, desconocen los plazos de solvencia y muchos otros inconvenientes con la comunicación. Para evitarlo, lo ideal es que establezcas un apartado en la factura en donde se refleje toda la información necesaria para evitar confusiones.
Facilita el acceso a la gestión de cobros de tus clientes
Otra solución para evitar las confusiones con respecto a los plazos de vencimiento y otros aspectos del pago de facturas, lo ideal es que le ofrezcas una sección especial a tus clientes en el que ellos mismos puedas llevar una gestión de cobros personal. Lo principal sería permitirles descargar sus facturas en cualquier momento y también facilitarles un historial de pagos y deudas pendientes.
Envía recordatorios
No es necesario esperar que se venza una factura para empezar a cobrarla. Si la mayoría de tus clientes tiende a retrasarse a la hora de pagar o llevas un historial de los morosos recurrentes, es recomendable establecer recordatorios para cada uno de ellos. De esta manera les haces saber que se aproxima una factura y que además llevas una gestión de cobros de cada detalle.
