Tratar con clientes morosos puede ser un gran dolor de cabeza para las empresas, pero hay formas de reducir el estrés que conlleva este problema. Tomando algunas medidas básicas y comprendiendo mejor cómo gestionar las relaciones con los clientes morosos, las empresas pueden volver a encauzar su situación financiera.
Prevenir las provisiones
El primer paso para tomar el control de sus clientes morosos es la prevención. No hace falta decir que es mucho más fácil detener el problema que solucionarlo. Esta estrategia tiene varios componentes. En primer lugar, es importante distinguir a los clientes habituales de los que realizan compras ocasionales, ya que las consecuencias son más graves con los clientes habituales. En segundo lugar, las pequeñas y medianas empresas (PYME) deben disponer de medios para examinar a fondo a los nuevos clientes, preferiblemente realizando comprobaciones de crédito. Por último, deben aplicarse políticas de pago estrictas, que incluyan la explicación del proceso de pago y las consecuencias de no pagar a tiempo, así como el establecimiento de contratos claros firmados por ambas partes.
Negociación tras un pago atrasado
En cuanto un pago se retrase, la situación debe abordarse de inmediato. Es importante establecer un primer contacto amistoso e intentar negociar un plan de pago. Es importante recordar que se trata de una transacción comercial, por lo que las negociaciones deben abordarse con profesionalidad. Las empresas deben establecer expectativas realistas de sus clientes, como ofrecer descuentos por pronto pago o aplazar el plazo durante cierto tiempo. Es importante evitar comportamientos agresivos o desconsiderados: las empresas deben considerar estas conversaciones como negociaciones comerciales, no como disputas personales.
Gestión del proceso de cobro de deudas
Contar con un proceso de cobro de deudas eficaz es clave para gestionar los clientes morosos. Las pymes deben asegurarse de que su proceso de cobro de deudas sea eficiente, desde el contacto inicial hasta la documentación y el mantenimiento de registros. Toda la documentación y las comunicaciones deben gestionarse con profesionalidad, y las PYMES deben documentar siempre el proceso cuidadosamente. Las empresas también deben asegurarse de que existen múltiples canales de contacto, ya que esto aumenta las posibilidades de recibir el pago.
Proporcionar el mejor servicio de atención al cliente
Puede resultar frustrante, pero las empresas siempre deben esforzarse por ofrecer el mejor servicio de atención al cliente posible. Ofrecer a los clientes una buena experiencia puede contribuir en gran medida a resolver los impagos. Las PYMES deben seguir la regla FAB (Friendly, Assertive, and Beneficial, es decir, Amistoso, Asertivo y Beneficioso), que proporciona directrices para gestionar las relaciones con los clientes. La comunicación amistosa genera confianza y empatía, ser asertivo ayuda a conseguir mejores resultados y ofrecer beneficios a los clientes sirve para construir una relación duradera.
La importancia de la gestión de la continuidad del negocio
Además de seguir el proceso correcto de cobro de deudas, las empresas también deberían considerar invertir en la gestión de la continuidad de su negocio. Este proceso implica tomar las medidas necesarias para garantizar el buen funcionamiento de la empresa, incluso ante cualquier circunstancia inesperada o problemática. También implica disponer de la infraestructura necesaria para reanudar rápidamente las operaciones y recuperar los datos en caso de emergencia. Contar con un plan de gestión de la continuidad de la actividad es una excelente manera de que las PYME sigan siendo resistentes tras enfrentarse a clientes morosos.
Gestionar los clientes morosos puede ser un reto, pero si se toman algunas medidas, las PYME pueden mejorar su situación financiera. Es importante establecer una estrategia preventiva, como realizar comprobaciones de crédito y aplicar políticas de pago estrictas. Las PYMES también deben tomar las medidas necesarias para hacer frente a los pagos atrasados de inmediato, negociando planes de pago si es posible. También es importante contar con un proceso eficaz de cobro de deudas y ofrecer a sus clientes el mejor servicio de atención al cliente. Por último, las PYME también deben invertir en la gestión de la continuidad de su negocio para garantizar su resistencia ante cualquier complicación.
