Esta situación ya de entrada es incómoda, a nadie le gusta reclamar lo que es suyo, pero muchas veces no tenemos más remedio que hacerlo.
Es por ello que es fundamental que la gestión de los impagos se lleve de manera inteligente y con un seguimiento exhaustivo. Aunque parezca lo contrario, cobrar a un deudor que no quiere pagar atosigándolo no resulta del todo efectivo en la mayoría de los casos, ya que podemos acabar denunciados por acoso o amenazas. Por ese motivo, hay que hacerlo de manera inteligente y no lo digo con soberbia. Tenemos que conseguir que el moroso pague las facturas pendientes lo antes posible y sin que haya consecuencias negativas, sobre todo para nuestro negocio.
Por ese motivo, hay que tener varias cosas muy claras antes de empezar a reclamar los impagos y durante el proceso hasta que consigamos eso a lo que todos deberíamos tener derecho, que nos paguen por nuestro trabajo, ni más ni menos.
La primera cosa a tener en cuenta es conocer perfectamente las cantidades exactas que nos deben y cuándo empezó el problema, es decir, en qué fecha expiró el plazo de pago de la factura. Una vez que tengamos claro este dato, deberemos pasar a la segunda fase.
Esta segunda fase se basará en recolectar todas las comunicaciones que haya habido entre el moroso y nuestra empresa. Cabe recordar que es más que recomendable que siempre sean por escrito, ya que de haber sido mediante llamadas si no se grabaron sería difícil de mostrar nuestro argumento. Este paso es muy importante para saber si el deudor nos comunicó que no podría pagar en los plazos acordados y si obtuvo respuesta por nuestra parte. También es importante para saber si alguien de nuestra compañía ya le comunicó que habían facturas pendientes de abonar.
Una vez que tengamos claro cómo está la situación, tendremos que ponernos en contacto con el cliente y empezar el proceso de gestión de cobros. Mi consejo es empezar siempre por un email donde se le comunique que hemos detectado un impago y esperar su respuesta dando de margen un par de días. De no recibirla, enviar otro email y así sucesivamente sin alterar nuestro tono cordial. Además, a los emails podemos añadir llamadas telefónicas, pero estas deberían ser grabadas siempre con el consentimiento de la otra parte.
En la tercera fase o bien ya habríamos resuelto el problema o estaría en proceso de llevarse a cabo. Si bien es cierto que también podríamos encontrarnos ante un deudor que no quisiera pagar y una de las opciones más acertadas sería acudir a una empresa de gestión de cobros como Grupo Intercobros para no desgastarnos y dejar que otros profesionales lo resolvieran.
Diferencia entre clientes y deudores
Es difícil saber en qué momento pasar de llamar a un cliente que ha dejado de pagar, deudor o moroso. Aunque sea un término económico que sencillamente describe a una persona debido a sus acciones, o a la falta de ellas, es cierto que no siempre es fácil ponerle esa etiqueta a un cliente, más aún cuando lo conocemos de hace tiempo y sabemos a qué se deben sus impagos.
Por ese motivo, debemos entender que no siempre hay una diferencia clara entre cliente y deudor.
Un cliente es aquel que paga por uno de nuestros servicios o productos, en cambio, un deudor es aquel que beneficiándose de ellos, decide no abonar su valor económico. Los motivos que llevan a un empresario a dejar de pagar pueden ser muy amplios, por ejemplo, puede deberse a la ausencia de colchón financiero, a una mala gestión puntual, al aumento de los precios de producción como el combustible, la luz, etc.
Obviamente, nos pueden parecer más o menos razonables los motivos, pero pese a tener conocimiento de que uno de nuestros clientes tiene problemas económicos no debemos perder de vista nuestros intereses.
Así que sí, si un cliente deja de pagar por el motivo que sea, técnicamente pasa a ser un deudor. ¿Hay que referirse a él de esa manera? No tiene por qué. Si sientes que es una manera despectiva de referirte a él puedes hablar de impagos y de deudas sin entrar en llamarlo directamente así. También es igual de respetable pasar a llamarlo deudor o moroso sin entrar en vejaciones.
Lo importante, más allá de las nomenclaturas, es que una vez que detectemos un problema de impagos, tomar cartas en el asunto lo antes posible y de manera cordial y con una actitud amable ponernos en contacto con el cliente deudor.
Si esta gestión te resulta incómoda o simplemente no es de tu competencia, siempre puedes delegar estas tareas a empresas especialistas en gestión de impagos como Grupo Intercobros la cual se encarga de recuperar tus impagos sin entorpecer la relación laboral que tengas con tu cliente. El objetivo es recuperar la deuda sin causar más daños a ninguna de las partes. Que un cliente no pague en un determinado momento no indica que en el futuro pueda convertirse en un cliente potencial con sus cuentas saneadas.
