¿Tiene una factura impagada y no sabe por dónde empezar? En esta guía respondemos, de forma clara y directa, a las preguntas que nos plantean las empresas sobre el cobro de morosos y la recuperación de deudas B2B y B2C: cuánto cuesta, cuánto se tarda, qué pasa si hay que ir a juicio, qué ocurre con las deudas antiguas o internacionales y mucho más.
- El recobro empieza casi siempre por la vía extrajudicial, que resuelve la mayoría de los impagos sin pleito.
- En Grupo Intercobros trabajamos a éxito y sin coste inicial en la vía extrajudicial: si no cobramos, no hay costepara nuestro cliente.
- Cuanto antes actúe, más probabilidades tiene de cobrar: el tiempo juega a favor del moroso.
- Gestionamos también deuda internacional y casos difíciles (deudor insolvente, deuda antigua).
COSTE Y HONORARIOS DEL COBRO DE MOROSOS
Una de las primeras dudas de cualquier empresa con un impago es cuánto le va a costar reclamar y si merece la pena. Un recobro profesional no debería suponer un desembolso por adelantado ni un riesgo añadido para su tesorería.
¿Cuánto cuesta reclamar una factura impagada?
Con nosotros no hay coste inicial: en la reclamación extrajudicial se cobra exclusivamente a éxito, es decir, un porcentaje sobre el importe que efectivamente se recupera. El riesgo lo asumimos nosotros: si no cobramos su deuda, usted no paga nuestro trabajo. El porcentaje se valora caso por caso según la antigüedad de la deuda, el país del deudor y las características de los impagados, y siempre lo conoce antes de empezar.
¿Qué significa exactamente cobrar «a éxito»?
Significa que nuestros honorarios están vinculados al resultado: solo cobramos si usted cobra. No hay cuotas de alta, ni mensualidades, ni gastos por abrir el expediente en la gestión de cobros extrajudicial. Es el modelo más justo para el acreedor, porque alinea nuestro interés con el suyo: cuanto antes y más recuperamos, mejor para ambos.
¿Por qué contratar una empresa de recobro en lugar de reclamar usted mismo?
Porque una gestión profesional recupera más y en menos tiempo, sin desgastar a su equipo ni su relación con el cliente. Un deudor reacciona de forma muy distinta cuando ve que detrás hay una estructura profesional y no un correo más de su proveedor. Además, su equipo deja de perder horas persiguiendo pagos y puede centrarse en vender.
¿Hay un importe mínimo de deuda para reclamar?
Trabajamos tanto deudas pequeñas y recurrentes como carteras de importes elevados. Lo que de verdad influye no es solo la cuantía, sino la antigüedad y la solvencia del deudor. En el análisis inicial, gratuito y sin compromiso, le decimos si su caso o cartera es recuperable y con qué expectativa, para que no pierda tiempo ni dinero persiguiendo lo incobrable.
CÓMO FUNCIONA EL RECOBRO
Reclamar bien no es «apretar» al deudor, sino seguir un método que combina presión profesional y respaldo jurídico. Este es el recorrido habitual de un impago desde que nos lo encarga hasta que se cobra.
¿Cómo contrato el servicio y qué necesito para empezar?
Contratar es rápido y se hace a distancia:
- Solicite el análisis gratuito de su caso o cartera por teléfono, formulario o chat.
- Reciba el contrato por correo electrónico y acéptelo con un clic desde su ordenador o su móvil.
- Acceda a su Área Cliente con sus claves y dé de alta a sus deudores con la documentación de la deuda.
Desde ese momento, su gestor de cobros empieza a trabajar el expediente.
¿Cómo puedo cobrar a un cliente deudor?
Lo más eficaz es empezar por una reclamación extrajudicial profesional (llamadas, correos y burofax) y, solo si el deudor no paga, pasar a la vía judicial. Este orden recupera la mayoría de las deudas de forma más rápida y económica que ir directamente al juzgado.
¿Qué es la vía extrajudicial y por qué se prueba primero?
Es la reclamación amistosa pero firme, sin juzgados, y resuelve la mayoría de las deudas de forma más rápida y económica. Al deudor se le contacta por varios canales, se le documenta la deuda y se negocia el pago, todo con un tono profesional que transmite seriedad.
¿Perjudicará la reclamación mi relación comercial con mi cliente?
No es el objetivo. La metodología extrajudicial está pensada para recuperar la deuda preservando, cuando es posible, la relación. Se trabaja con firmeza pero sin presiones inapropiadas. De hecho, muchos acreedores siguen facturando con normalidad a clientes con los que les hemos ayudado a resolver un impago anterior.
¿Cómo puedo estar informado de la evolución de mis expedientes?
A través de su Área Cliente, la plataforma de Grupo Intercobros en la que cada empresa consulta en tiempo real la situación de todos sus expedientes, sin tener que llamar ni esperar un informe. Está disponible las 24 horas, en la web y en la aplicación para móvil.
Para qué sirve
- Dar de alta a sus deudores y sus facturas impagadas en un par de minutos.
- Consultar el estado de cada expediente: gestiones realizadas, respuesta del deudor, acuerdos de pago y cobros.
- Tener toda la cartera a la vista en un solo lugar, desde cualquier dispositivo y a cualquier hora.
Cómo funciona
Al iniciar la contratación, la empresa recibe sus claves de acceso. Desde ese momento puede cargar sus impagados y seguir cada gestión a medida que su gestor de cobros la registra en el expediente. La información está siempre actualizada: lo que ve la empresa en el Área Cliente es lo mismo que ve el equipo de recobro.
¿Quién es el gestor de cuenta cliente asignado y qué hace?
Es la persona de Grupo Intercobros que acompaña a cada empresa desde el primer día y durante toda la colaboración. Siempre es la misma persona, de modo que conoce su cartera, su sector y su forma de trabajar.
Es un profesional especializado en asesoramiento, conocedor del recobro de deudas tanto entre empresas (B2B) como a particulares (B2C). Sus funciones son:
- Asesorar sobre carteras deudoras: qué opciones hay, qué conviene hacer y cuándo.
- Ser el enlace entre la empresa cliente, el equipo de gestores de cobros y el departamento jurídico.
- Informar de la evolución de los expedientes, como complemento al Área Cliente.
- Coordinar reuniones por Teams con el equipo del cliente en las grandes cuentas.
Con el gestor de cuenta cliente asignado, la empresa no tiene que explicar su caso cada vez que llama: habla siempre con quien ya lo conoce.
¿Trabajan con impagos de cualquier sector?
Sí. La morosidad tiene matices distintos en cada actividad (turismo, construcción, transporte, agroalimentario, servicios, industria) y adaptamos la estrategia a la «patología de pago» de cada sector. Esa especialización permite armar bien el expediente y reclamar con fuerza, porque no se cobra igual a una constructora que a un distribuidor o a una empresa de servicios.
¿Qué porcentaje de éxito tiene Grupo Intercobros en la gestión de cobros?
En el recobro extrajudicial entre empresas (B2B) en España, Grupo Intercobros cobra el 72 % de los expedientes en carteras con una antigüedad de 30 a 360 días.
Para interpretar bien esta cifra:
- Se calcula sobre el número de expedientes cobrados, no sobre el importe total reclamado.
- Corresponde a la vía extrajudicial, sin necesidad de acudir a los tribunales.
- Depende de la antigüedad: cuanto antes se encarga la deuda, mayores son las posibilidades de cobro.
Cada cartera es distinta. Por eso, antes de empezar, Grupo Intercobros realiza un análisis gratuito que permite a la empresa conocer las posibilidades reales de recuperación de sus impagados
PLAZOS Y TIEMPOS
En el recobro, el tiempo lo es casi todo. Una deuda reciente es mucho más fácil de cobrar que una que lleva meses acumulando excusas, así que conviene conocer los plazos y actuar pronto.
¿Cuánto se tarda en cobrar una deuda?
Depende del importe, la antigüedad y la actitud del deudor. Muchos impagos se resuelven en la vía extrajudicial en cuestión de semanas; los que llegan a juicio tardan más. Por eso conviene no esperar: cada semana que pasa, el moroso está más lejos de pagar y su deuda pierde valor. Tenemos un tiempo medio de gestión de cobros de 90 a 120 dias , es una estimación.
¿Cuándo debo pasar un impago a una empresa de recobro?
Cuanto antes, mejor. La señal clara es cuando el cliente empieza a dar largas, incumple los plazos pactados o deja de responder: en ese momento la gestión interna ya no avanza y cada semana que pasa reduce las probabilidades de cobro. No conviene esperar «a ver si paga» durante meses, porque eso solo juega a favor de su deudor.
¿Puedo reclamar una deuda antigua? ¿Cuándo prescribe?
Sí, mientras no haya prescrito, aunque el porcentaje de éxito baja con el tiempo. En España, el plazo general para reclamar una deuda es de cinco años desde que pudo exigirse el pago, y algunos tipos de deuda tienen plazos más cortos. Una reclamación fehaciente al deudor, como un burofax, puede interrumpir la prescripción. Si su deuda tiene varios años, lo primero es revisar los plazos antes de que sea tarde
VÍA JUDICIAL Y DOCUMENTACIÓN
Cuando la vía amistosa se agota, la reclamación judicial es el siguiente paso. Estas son las dudas más habituales sobre el juzgado y sobre los documentos que refuerzan su reclamación.
¿Tendré que ir a juicio para cobrar?
En la mayoría de los casos, no. La vía extrajudicial resuelve buena parte de los impagos sin necesidad de pleito. Solo se pasa a la reclamación judicial cuando la vía amistosa se agota y el deudor sigue sin pagar, siempre tras valorar la solvencia del deudor y con la hoja de encargo aceptada por el cliente.
¿Qué es el procedimiento judicial y cuándo se usa?
El procedimiento judicial es la reclamación de la deuda ante los tribunales para obtener una resolución que obligue al deudor a pagar y permita, si no lo hace, embargar sus bienes. Según el importe y la documentación de la deuda, se tramita como proceso monitorio, juicio verbal u ordinario, o juicio cambiario cuando hay pagarés o cheques.
Se usa cuando la gestión extrajudicial no ha conseguido el cobro y se dan dos condiciones:
- La deuda está documentada: facturas, albaranes, contrato, pagarés o reconocimiento de deuda.
- El deudor tiene solvencia: bienes, cuentas o actividad sobre los que ejecutar una sentencia.
En Grupo Intercobros, el departamento jurídico valora ambas cosas antes de recomendar la demanda. La vía judicial se realiza siempre bajo presupuesto previo, y la decisión de demandar es de nuestro cliente. También se presenta demanda contra deudores en Portugal, Francia e Italia.
¿Qué es la hoja de encargo en la reclamación judicial?
La hoja de encargo es el documento que firman la empresa cliente y el despacho antes de iniciar la reclamación judicial. Deja por escrito qué se encarga, a quién y con qué coste, de modo que no haya sorpresas durante el procedimiento.
Qué recoge
- El objeto del encargo: la deuda que se reclama, el deudor y el procedimiento previsto.
- El presupuesto: honorarios de abogado y procurador, y gastos previsibles como las tasas, cuando proceden.
- Las condiciones: forma de pago, qué actuaciones están incluidas y cuáles se presupuestarían aparte, como un recurso o la ejecución de la sentencia.
- La autorización de la empresa para actuar en su nombre.
Para qué sirve
Es la garantía de transparencia para ambas partes. En Grupo Intercobros, la vía judicial se realiza siempre bajo presupuesto previo, y la hoja de encargo es el documento que lo formaliza: no se presenta ninguna demanda sin que la empresa la haya aceptado y firmado.
¿Qué pasa si el deudor es insolvente o está en concurso de acreedores?
Que el deudor diga que no puede pagar no significa que la deuda esté perdida. Hay dos situaciones distintas:
- Deudor insolvente: se investiga su solvencia real antes de decidir. La falta de liquidez suele ser temporal, y a menudo se alcanza un calendario de pagos. La deuda sigue viva mientras no prescriba.
- Deudor en concurso de acreedores: las reclamaciones individuales se paralizan y el acreedor debe comunicar su crédito al administrador concursal dentro del plazo legal. Hacerlo a tiempo y bien documentado es lo que permite cobrar en el concurso.
En ambos casos, nuestro departamento jurídico le indica qué opciones reales tiene antes de asumir ningún coste.
¿Puedo reclamar intereses por el retraso en el pago?
Sí. En las operaciones entre empresas, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad da derecho a reclamar intereses de demora desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de aviso previo al deudor. A los intereses se suma una compensación fija de 40 euros por costes de cobro.
Si no se ha pactado otro tipo, se aplica el interés legal de demora, que se publica cada semestre en el BOE.
Lo más práctico: pactarlo por escrito
Aunque la ley ampara la reclamación, en la práctica se cobra mejor cuando la consecuencia del impago está escrita desde el principio. Por eso recomendamos incluir en los contratos y en las facturas una cláusula de penalidad por incumplimiento de pago que indique:
- El plazo de pago y la fecha de vencimiento.
- El interés de demora que se aplicará en caso de retraso.
- La penalización por impago y la repercusión de los gastos de reclamación.
Una cláusula clara disuade del retraso, evita discusiones sobre el importe y refuerza la reclamación, tanto en la gestión extrajudicial como ante un juzgado.
¿Qué documentación necesito para reclamar una deuda?
Cuanto mejor documentada esté, más fácil es de cobrar: facturas, albaranes, contratos, correos y cualquier prueba de la entrega o del servicio. Un buen expediente cierra el paso a las excusas del deudor.
¿Qué es un burofax y por qué se usa para reclamar?
Es una comunicación con acreditación de contenido, fecha y entrega, lo que le da validez como prueba si el asunto acaba en el juzgado. Por eso es una herramienta clásica del recobro: deja constancia formal de que ha reclamado.
¿Sirve de algo un reconocimiento de deuda firmado?
Sí, refuerza mucho su posición y facilita el cobro, porque el deudor admite por escrito que debe una cantidad concreta. Eso simplifica cualquier reclamación posterior.
COBRO INTERNACIONAL
Cada vez más empresas españolas venden fuera, y con ello llegan también los impagos internacionales. Reclamar a un deudor extranjero tiene sus propias reglas, y ahí es donde una gestión especializada marca la diferencia.
¿Reclaman deudas a clientes en Portugal, Francia o Italia?
Sí. Grupo Intercobros opera de forma directa en España, Portugal, Francia e Italia, con gestores de cobros resolutivos esté donde esté el deudor. La gestión sigue el mismo modelo: primero la vía extrajudicial, con honorarios al éxito. Cuando es necesario, también se presenta demanda judicial contra deudores en Portugal, Francia e Italia, siempre bajo presupuesto previo.
