La gestión de cobros es parte fundamental del funcionamiento de cualquier empresa. Más aún, los procesos de recobro de deudas han pasado de ser una contingencia a ser parte de la estrategia de cuentas. Antes el riesgo de impago era una situación extraordinaria, algo que podía pasar. Actualmente, rara es la empresa que no se enfrenta a un proceso de recobro al menos una vez al trimestre.
A qué llamamos proceso de recobro
Entendemos por «proceso de recobro» al conjunto de acciones con las que gestionamos las deudas y recuperar los impagos. Desde la llamada amistosa hasta el juicio monitorio, todas esas fases constituyen el genérico de un proceso de recobro. En la mayoría de los casos no necesitamos llegar hasta las últimas consecuencias y podemos recuperar nuestro dinero de manera amistosa.
Si agotamos esta, nuestra empresa puede apostar por recuperar impagados por vía judicial o recurrir a una empresa de gestión de recobros. El proceso de recobro, no obstante, es nuestra responsabilidad, pues estamos recuperando la inversión que hicimos. Cuando externalicemos la gestión también deberemos seguir haciendo seguimiento del proceso con nuestro agente externo. Un programa de gestión de cobros online nos permite llevar a cabo ese seguimiento con la misma herramienta con la que gestionamos nuestras cuentas.
Pasos básicos de un proceso de recuperación de impagados
Para sistematizar nuestros procesos de cobro no basta con un programa de gestión de recobros. Hay una serie de tareas que debemos interiorizar en nuestra empresa. Una serie de, por así decirlo, «buenos hábitos de cobro»:
- Revisar a diario los saldos vencidos: un CRM de recobro automatiza esta gestión por nosotros y nos avisa mediante alarmas y correos.
- Daremos un trato preferente a los impagados que superen los mil euros con más de una semana de antigüedad. Cuanto más antigua sea una deuda, menos posibilidades tenemos de cobrarlas.
- ¿Tenemos gestor de recobros? Nuestro departamento de cobros debe distinguir ese rol, o bien contratar los servicios de un gestor de recobros Sobre todo si tenemos deudas que superen cantidades de cuatro cifras.
- A partir de cinco días (máximo una semana) debemos enviar la primera comunicación. Los morosólogos expertos recomiendan carta para deudas pequeñas y llamada directa si se trata de deudas de más de mil euros.
Un programa de gestión de cobros automatiza varias fases del proceso de recobro. Clasifica las deudas, avisa de los vencimientos y permite al gestor de cobros dedicarse a lo que mejor sabe hacer: cobrar la deuda.
¿En qué momento «pasar a mayores»?
Esta es una parte delicada del proceso. Los expertos en gestión de impagos hablan de plazos sistemáticos de tres días, cinco días y diez días. Estos plazos pueden ser modificados en los programas de gestión de recobros en función de casos especiales o de las situaciones particulares, pero se han demostrado los más efectivos en la gestión de deuda.
Si pasados cinco días de la carta no se efectúa el pago, se pasa a la llamada telefónica. Si tras otros cinco días no hay efecto, se hará una segunda llamada. Las comunicaciones a partir de aquí serán apremiantes. Reclamaciones, certificados, comunicación personal con el deudor.
Si no tenemos éxito, debemos suspender de inmediato el servicio de nuestra empresa al deudor hasta que se resuelva la deuda. El plazo máximo de gestión amistosa de un impagado no excede de sesenta días: este es el momento en que entrarán en juego nuestros abogados, o la empresa externa de gestión de recobros. Pero debemos recordar que no todo vale para recuperar una deuda impagada: las empresas de gestión de recobros y gestores de cobros independientes debemos seguir unos códigos éticos que, además, son la mejor garantía de cobro para nuestros clientes.
Grupo Intercobros como empresa de recuperación de impagados permite externalizar la gestión de cobros sin coste inicial ni cuota mensuales, solo a éxito en gestión de cartera, Gracias a nuestra área clientes, nuestros clientes están informado de la situación de cada asunto en curso, una información importante a la hora de valorar nuestro trabajo, no lo dude, somos su empresa de recobros
