Son varios les agentes que intervienen en la contabilidad de un negocio, multiplicándose estos de manera exponencial cuando hablamos de empresas de gran envergadura. Dejando de lado aquellos que pertenecen a la plantilla propia de una entidad, en este articulo vamos a centrarnos en dos figuras externas cuya existencia resulta imprescindible para el correcto desarrollo de cualquier actividad comercial : los proveedores y los acreedores. Dado que ambos agentes se encargan de ofrecer un servicio de abastecimiento regular a una empresa, es muy común confundirlos. No obstante, su diferencia es crucial a una correcta compresión del funcionamiento de la contabilidad de todo negocio y, a la postre, del proceso de comercialización de cualquier producto o servicio en su conjunto. Es decir, que sin la contratación de algunas de estas figuras, en prácticamente la totalidad de los casos, la actividad de una empresa no podría ni siquiera arrancar.
Que servicios nos ofrecen los proveedores y cuales los acreedores
Para conocer que papel juega cada uno de estos dos agentes en el engranaje de cualquier negocio, sea este del tipo que sea y pertenezca, nos hace falta mas que atender a la descripción de cada uno de ellos. Se denomina proveedor a toda aquella persona física o jurídica a la que pagamos a cambio de un producto o servicio que este directamente relacionado con la actividad a la que se dedica nuestra empresa. Dicho de otro modo, el proveedor nos abastece de los materiales imprescindibles para que podamos producir nuestro producto o nuestro servicio, cuando no del producto o servicio ya completamente dispuestos para que en nuestras manos solo recaiga la misión de comercializarlo. Por su parte el acreedor es a aquella persona física o jurídica que, a cambio de una cantidad monetaria preestablecida, nos proporciona aquellos servicios que , siendo de vital importancia para el funcionamiento natural y fluido de nuestra actividad, no estrictamente ligados a ella. Los ejemplos mas recurrentes y gráficos de acreedores son los distribuidores de agua, luz y gas o los servicios de limpieza.
Si bien tanto en el caso de unos como de otros la relación suele producirse de manera periódica y, por tanto, automatizada (en cuanto a la dinámica contable se refiere), esta puede verse alterada por razones obvias, siendo mas habitual que dichos cambios se produzcan en cuanto a la relación con los proveedores se refiere (dada la naturaleza de los servicios o productos de los que nos abastecen). es decir, que no resulta extraño que las condiciones establecidas de manera inicial con un proveedor vayan siendo modificadas con el paso del tiempo y, claro , debido a la evolución de nuestra actividad comercial.
Estas alteraciones suelen ser menos frecuentes en el caso del contrato con los acreedores, ya que los servicios que nos proporcionan van a ser, salvo contadas excepciones, de una naturaleza mas estática. Comprenderemos mucho mejor esta idea a continuación, viendo ejemplos específicos de cada una de las dos figura que nos ocupan:
Ejemplos de proveedores y ejemplos de acreedores
Pongamos por caso que somos propietarios de una tienda de ropa. Poseemos una marca propia (confeccionamos nosotros mismos, en nuestro taller) y también vendemos marcas de terceros. Para sacar adelante nuestro negocio y mantenerlo en el tiempo, necesitaremos varios proveedores. Por un lado, contrataríamos como proveedor a una empresa que nos vendiese las telas para elaborar nuestras propias prendas. Asimismo, también serian proveedores aquellas marcas que nos proporcionan sus piezas, pasando por nosotros, de este modo, a ser distribuidor de su producto.
Siguiendo con la misma propuesta del párrafo anterior, los acreedores con los que contaríamos serian, por ejemplo, los servicios de consultorios y/o asesoría que necesitaríamos contratado, como apuntábamos, la empresa de limpieza que nos ayuda a mantener nuestro local y nuestro taller en perfectas condiciones.
Tipo de cuenta contable según el tipo de proveedor: cuenta 400 y cuenta 410
Según indica el plan contable, de cara a que en las cuentas de toda empresa queden clarificadas la procedencia y naturaleza de sus gastos, es obligatorio separa e introducir las facturas de proveedores y las de acreedores en dos cuentas distintas. Así, aquellas referidas a los servicios proveedores quedarían reflejadas en la cuenta contable 400, mientras que las facturas vinculadas a los acreedores serian inscrita en la 410.
