Los KPIs de recobro son los indicadores que permiten saber si una empresa de cobros está trabajando bien su cartera. No basta con conocer cuánto se ha cobrado: hay que saber sobre qué deuda, con cuánta actividad, en cuánto tiempo, con qué coste y en qué punto del proceso se pierden los expedientes. Estos son los 11 KPIs de recobro que debería exigir a su proveedor y cómo interpretarlos.
- Mida resultados sobre una base clara: importe recuperado frente a deuda en gestión.
- Mida el proceso, no solo el resultado: contacto, negociación, acuerdos y cumplimiento.
- Compare lotes de deuda con cohortes, no con totales mezclados.
- Exija transparencia en el coste: honorarios y neto para su empresa.
¿Por qué medir con KPIs de recobro?
Cuando una empresa externaliza su cartera, suele recibir un dato a fin de mes: lo cobrado. Ese dato, solo, no dice nada útil. Un mes con muchos cobros puede deberse a un lote de deuda reciente y fácil, y un mes con pocos puede esconder un trabajo excelente sobre deuda antigua.
Los KPIs de recobro sirven para tres decisiones de la dirección financiera:
- Evaluar al proveedor con datos y no con impresiones.
- Decidir qué deuda externalizar y cuándo, porque la antigüedad reduce las posibilidades de cobro.
- Escalar a la vía judicial solo los expedientes en los que la negociación ya no funciona y el deudor es solvente.
¿Qué KPIs de resultado debe exigir?
Tasa de recuperación
Importe recuperado dividido entre la deuda en gestión en el periodo. Es el KPI de recobro más importante, pero siempre hay que leerlo junto a la antigüedad de la cartera: una cartera recién entregada tiene una tasa baja en sus primeras semanas aunque se esté trabajando bien.
Porcentaje de expedientes con cobro
Número de expedientes con al menos un cobro dividido entre los expedientes gestionados. No es lo mismo que la tasa de recuperación: un proveedor puede cobrar en muchos expedientes pequeños y recuperar poco importe, o al revés. Exija los dos datos por separado.
Importe recuperado y cobro medio
El importe total cobrado, el número de cobros y el importe medio por cobro. Un cobro medio que crece puede indicar acuerdos mejor negociados o deudas de mayor importe en la cartera.
Honorarios generados y neto para el cliente
Cuánto cobra el proveedor y cuánto llega realmente a su empresa. Con honorarios al éxito, este dato debe aparecer en cada informe: es la forma de comprobar que no hay costes ocultos.
¿Qué KPIs de proceso debe exigir?
Embudo de expedientes
Recibidos, gestionados, contactados, en negociación, con acuerdo y con cobro, con el porcentaje de paso de una etapa a la siguiente. Es el KPI de recobro que mejor explica los resultados: si la caída está en el contacto, el problema es la localización; si está entre acuerdo y cobro, el problema es el cumplimiento.
Gestiones por expediente
Número total de gestiones, separadas en manuales y automáticas, dividido entre los expedientes gestionados. Indica la intensidad del trabajo. Un número muy bajo significa que la cartera se está «aparcando».
Compromisos de pago y porcentaje que termina en cobro
Cuántos acuerdos de pago se obtienen y qué parte se convierte en cobro real. Un proveedor que firma muchos compromisos pero cobra pocos está negociando mal o sin seguimiento.
Incumplimientos y situaciones de los deudores
Cuántos deudores incumplen sus compromisos y cómo se distribuye la cartera: ilocalizados, en negociación, con compromiso, con incumplimiento o con negativa de pago. Esta foto orienta qué expedientes requieren otra estrategia o la vía judicial.
¿Qué KPIs de tiempo y comparación debe exigir?
Cohortes por mes de entrada
Cada lote de expedientes se mide por separado: deuda de referencia y porcentaje recuperado a 30, 60 y 90 días desde su entrada. Las cohortes son el KPI de recobro más útil para comparar meses, siempre teniendo en cuenta que la antigüedad, el importe y el tipo de deudor pueden variar entre lotes.
Días hasta el primer cobro
Cuánto tarda en producirse el primer cobro de cada lote. Mide la velocidad real de la gestión y su impacto en su tesorería.
Resultados por gestor
El rendimiento de cada gestor que trabaja su cartera. Permite al proveedor supervisar la calidad y reasignar expedientes, y a usted comprobar que su cartera la trabaja un equipo, no una sola persona desbordada.
¿Qué errores se cometen al interpretar los KPIs de recobro?
- Confundir tasa de recuperación con porcentaje de expedientes con cobro. Miden cosas distintas.
- Juzgar una cartera nueva por su primer mes. Los resultados se ven en las cohortes a 60 y 90 días.
- Comparar meses con carteras distintas sin tener en cuenta la antigüedad y el tipo de deudor.
- Mirar solo el resultado y no el embudo: sin saber dónde se pierden los expedientes, no se puede mejorar.
- Olvidar el coste: un buen KPI de recobro siempre va acompañado del neto que llega a su empresa.
Para aplicar estos KPIs por grupos de expedientes (por antigüedad, importe o situación del deudor), consulte nuestra guía de segmentación de cartera de impagados.
¿Qué dice la ley sobre los plazos de pago que conviene vigilar?
Los KPIs de recobro empiezan antes de que la deuda llegue a la empresa de cobros. La Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, fija un plazo de pago supletorio de 30 días en defecto de pacto, prevé intereses de demora (tipo del BCE más ocho puntos, salvo pacto) y una indemnización de 40 euros por costes de cobro, además de otros costes de cobro acreditados. Saber cuánto tiempo lleva vencida cada factura, y qué se puede reclamar además del principal, es la base para decidir cuándo externalizar.
Si quiere reducir impagos desde el origen, revise también cómo redacta sus condiciones de pago.
¿Qué KPIs de recobro ofrece Grupo Intercobros?
Todos los anteriores. Cada gran cuenta dispone de un dashboard por periodo con visión general (expedientes nuevos, importe recuperado, honorarios y neto para el cliente, tasa de recuperación, porcentaje de expedientes con cobro y cobro medio, comparados con el periodo anterior), embudo de expedientes, actividad de gestión, situaciones de los deudores, cohortes a 30, 60 y 90 días con días al primer cobro y resultados por gestor.
A ello se suman el Área Cliente, con el estado de cada expediente en tiempo real, y un gestor de cuenta cliente asignado que le ayuda a interpretar los datos. Conozca el modelo completo en nuestro artículo sobre gestión de cobros de grandes volúmenes.
Como dato propio, etiquetado con su alcance: en el recobro extrajudicial B2B en España recuperamos el 72 % de los expedientes, calculado sobre número de expedientes cobrados (no sobre importe) en carteras con antigüedad de 30 a 360 días.
Preguntas frecuentes sobre KPIs de recobro
¿Qué son los KPIs de recobro?
Son los indicadores que miden el rendimiento de la gestión de una cartera de impagados: resultado (tasa de recuperación, expedientes con cobro, cobro medio, coste), proceso (embudo, gestiones, compromisos, incumplimientos) y tiempo (cohortes y días al primer cobro).
¿Cuál es el KPI de recobro más importante?
La tasa de recuperación sobre la deuda en gestión, pero siempre leída junto al porcentaje de expedientes con cobro, la antigüedad de la cartera y las cohortes. Un solo indicador nunca da la foto completa.
¿Qué diferencia hay entre tasa de recuperación y porcentaje de expedientes con cobro?
La tasa de recuperación mide importe recuperado sobre deuda en gestión; el porcentaje de expedientes con cobro mide cuántos expedientes han tenido al menos un cobro. Pueden evolucionar de forma muy distinta.
¿Qué es una cohorte en recobro?
Un lote de expedientes agrupado por su mes de entrada. Se mide qué porcentaje de su deuda se recupera a 30, 60 y 90 días y cuántos días tarda el primer cobro, para comparar lotes entre sí.
¿Cada cuánto debo recibir los KPIs de recobro?
Lo razonable en grandes carteras es un dashboard por periodo, comparado con el periodo anterior, y acceso permanente al estado de cada expediente.
¿Por qué mi cartera tiene una tasa de recuperación baja el primer mes?
Porque una cartera recién entregada necesita tiempo para localizar, contactar y negociar con los deudores. Los resultados deben evaluarse con las cohortes a 60 y 90 días.
¿Debe aparecer el coste en los KPIs?
Sí. Con honorarios al éxito, cada informe debe mostrar los honorarios generados y el importe neto que recibe su empresa.
¿Qué hago si los KPIs muestran muchos incumplimientos?
Revisar con su gestor de cuenta cliente asignado si los acuerdos son realistas y si hay seguimiento suficiente, y valorar la vía judicial para deudores solventes que incumplen de forma reiterada.
Pida los KPIs de su cartera
Si quiere saber cómo rendiría su cartera, solicite un análisis gratuito. Trabajamos con honorarios al éxito en la fase extrajudicial, un gestor de cuenta cliente asignado y un dashboard con todos los KPIs de recobro de este artículo. Contacte por teléfono, a través del formulario de contacto, por el chat de la web o por LinkedIn.
